Podmiot wykonujący przewóz drogowy może wystąpić do jednostki z wnioskiem o zwrot niewykorzystanej opłaty, zwanym dalej "wnioskiem", w przypadku niewykorzystania w całości lub w części dokumentu potwierdzającego wniesienie opłaty rocznej z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności:

  1)  utraty pojazdu, na który wystawiona była karta opłaty;

  2)  zmiany numerów rejestracyjnych pojazdu, na który wystawiona była karta opłaty;

  3)  zaprzestania lub zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, w zakresie której wykonywane były przewozy.

We wniosku podmiot wykonujący przewóz drogowy podaje przyczyny niewykorzystania opłaty oraz dołącza do niego:

  1)  odcinek kontrolny karty opłaty;

  2)  dokumenty potwierdzające przyczynę niewykorzystania opłaty.

Wniosek składa się w terminie 14 dni od dnia powstania przyczyny niewykorzystania opłaty. Wniosek złożony po upływie terminu pozostaje nierozpatrzony.

Przepis art. 58 Kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z Art. 58  ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.  Kodeks postępowania administracyjnego w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy.

Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin.

Niedopuszczalne jest przywrócenie terminu do złożenia prośby.

Jednostka rozpatruje wniosek w terminie 21 dni od dnia złożenia. Przy rozpatrywaniu wniosku każdy rozpoczęty miesiąc uważa się za miesiąc wykorzystany. Kwota niewykorzystanej opłaty obliczana jest w oparciu o liczbę pełnych miesięcy pozostałych do końca okresu, za który opłata została uiszczona, począwszy od dnia złożenia wniosku.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku jednostka dokonuje zwrotu za niewykorzystaną opłatę roczną, zgodnie z następującym wyliczeniem:

  1)  za niewykorzystanie opłaty do 3 miesięcy włącznie - pełna stawka opłaty miesięcznej, za każdy miesiąc;

  2)  za niewykorzystanie opłaty od 4 do 9 miesięcy włącznie - 50 % stawki opłaty miesięcznej, za każdy miesiąc;

  3)  za niewykorzystanie opłaty od 10 do 11 miesięcy włącznie - 30 % stawki opłaty miesięcznej, za każdy miesiąc.

Kwota podlegająca zwrotowi z tytułu niewykorzystanej opłaty rocznej podlega zaokrągleniu do pełnych złotych.

Jednostka dokonuje zwrotu niewykorzystanej opłaty w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następującego po dniu rozpatrzenia wniosku.

Jednostka odmawia zwrotu opłaty lub jej części w przypadku:

1)       złożenia wniosku po terminie 14 dni od dnia powstania przyczyny niewykorzystania opłaty.

  2)  gdy niewykorzystanie karty opłaty rocznej nastąpiło z przyczyn zależnych od podmiotu wykonującego przewóz drogowy;

  3)  podejrzenia podrobienia albo przerobienia odcinka kontrolnego;

  4)  złożenia odcinka kontrolnego wypełnionego niewłaściwie;

  5)  złożenia odcinka kontrolnego, który: został uszkodzony, nosi ślady ingerencji chemicznej lub mechanicznej oraz gdy został zafoliowany (zalaminowany) lub w inny sposób uniemożliwiający sprawdzenie umieszczonych na dokumencie zabezpieczeń.

  6)  niezłożenia odcinka kontrolnego.

Jednostka przechowuje wnioski wraz z załączonymi dokumentami przez okres 2 lat od dnia złożenia wniosku.